Web site of Alessandro Puzielli

All the world's a stage,
And all the men and women merely players:
They have their exits and their entrances;
And one man in his time plays many parts.
(Jacques, Act II, scene vii, "As you like it", William Shakespeare)

GTD in un quarto d'ora – un pratico tutorial per Getting Things Done

Cosa è "GTD"?

GTD - o "Fare le cose" - è un framework per l'organizzazione e il monitoraggio di attività e progetti. Il suo obiettivo è un po 'più alto del semplice "avere le cose fatte", però. (Avrebbe dovuto essere chiamato "Fare le cose in un modo molto meglio che lasciare semplicemente che le cose accadessero, il che spesso non risulta affatto molto interessante".) Il suo scopo è quello di farti avere il 100% di fiducia in un sistema di raccolta compiti, idee e progetti — sia cose vaghe come “inventare la cosa più grande di sempre” e cose concrete come “chiamare Ada il 25 agosto per discutere la ricetta del cheesecake” . Qualunque cosa!!

Suoni come tutti gli altri sistemi di elenchi di cose da fare run-of-the-mill, dici? Bene in molti modi, ma c'è di più, ed è davvero semplice. Promettere! Quindi, per favore, continua a leggere.

Uno dei presupposti di base della GTD è che sei stupido o, piuttosto, che il tuo subconscio è piuttosto stupido quando si tratta di pensare a cose che avresti dovuto fare. Ad esempio sapendo che devi riparare la bici prima della prossima settimana, ma invece di ricordarti quando guidi effettivamente dal negozio di biciclette, implora una sensazione incessante di “Ho bisogno di ricordare ... qualcosa” nel tuo cervello.

Jessica Kerr lo dice chiaramente:

Fai finta che il tuo cervello sia una lavagna bianca. È coperto da liste di cose da fare e "NON CANCELLARE"? C'è spazio per disegnare e combinare idee?

Una grande parte della “magia” è convertire sia i compiti che i capricci in azioni fisiche e visibili, come vedrai presto.

Ciò che GTD ti offre, se compreso e implementato correttamente, è un sistema infallibile per tenere traccia di ciò che devi fare, che dovrebbe fare oconsiderare di fare. Quando il tuo sistema e la tua fiducia nel tuo sistema sono a posto, il tuo subconscio smetterà di tenere traccia di tutte le cose che devi fare e smetterà costantemente di ricordarti. Si riduce lo stress e si libera il prezioso tempo del cervello per un pensiero più produttivo, forse risparmia anche tempo reale in modo da avere più tempo per lezioni di balletto, lezioni di pittura e pattinaggio.

liste!

Eccezionale! Quindi come funziona davvero? Funziona utilizzando speciali tecniche di yoga ed esercizi mentali quotidiani. No ahah! Stavo solo scherzando. Funziona semplicemente mantenendo le liste, cosa che ogni bambino con carta e matita può fare. Anche i computer possono mantenere elenchi in questi giorni!

Dovrai fare le seguenti liste:

  1. In
  2. prossime azioni (probabilmente diversi - ne parleremo più avanti)
  3. in attesa
  4. Progetti
  5. un giorno/forse

Questi elenchi saranno rivisti regolarmente e costituiranno la struttura portante del sistema GTD. I loro meccanismi sono descritti di seguito. Oltre agli elenchi è necessario un calendario che consenta di scrivere attività ed eventi sensibili alla data e all'ora.

La lista “in

La listain è dove acquisisci idee e attività quando ti vengono in mente. Questo può essere il tuo capo che ti dice di cuocerle una torta di carote o di vedere un poster per un circo che vuoi vedere. La barriera per l'aggiunta di qualcosa alla lista in dovrebbe essere il più bassa possibile: annotarla su un taccuino o premere i pulsanti giusti sullo smartphone. Mentre l'ho chiamata la lista in, non è un problema avere più di una. Forse un programma per computer per quando sei di fronte a un computer e un notebook per quando ti aggiri fuori dal centro commerciale? L'importante è che tu sia in grado di scrivere le cose quando ti vengono in mente. Vogliamo scaricare il lavoro dal cervello, ricordi?

Quando inizi a utilizzare GTD per la prima volta, dovresti impiegare un'ora per scrivere tutte le cose che vuoi o devi fare. Questi cosiddetti anelli aperti includono tutte le cose che non sono come dovrebbero essere, dove dovrebbero essere e così via. Devi sostituire lo spazzolino? Restituisci la tazza da te presa in prestito da tua zia? Dovresti ridipingere il tuo letto in un altro colore? Tutte queste cose dovrebbero andare nella lista in.

Elaborare la lista “in

Se hai appena iniziato a utilizzare la GTD e hai raccolto tonnellate di articoli nella tua lista indurante lo "svuotamento del cervello" iniziale, l'elaborazione può richiedere del tempo. D'ora in poi la listain verrà elaborato continuamente.

Gli elementi nell'elenco indovrebbero essere elaborati uno alla volta nell'ordine in cui compaiono nell'elenco. Quando elabori un elemento nel tuo elenco in la prima domanda che devi porre è: è agibile? In altre parole, devifare qualcosa? Se la risposta è NO, lo butti via se non ti serve più, tienilo come materiale di riferimento ("Probabilmente avrò bisogno di nuovo questo articolo un giorno ..."), aggiungilo a un "giorno / forse elenco" ( per cose come “impara l'indonesiano” ), o incubalo. Aspetta, cosa ci si siede? Sì, una specie di. Se è qualcosa che vorresti ricordare più tardi ("Non ho davvero capito questo articolo, dovrei rivederlo tra due settimane") dovrebbe andare nel tuo calendario o nel tuo tickler file che verrà presto spiegato. (Sì, anche il nome strano.)

Ora, se l'elemento che stai elaborando è azionabile — in altre parole: qualcosa dovrebbe essere fatto al riguardo—dovresti porre la domanda “qual è l'azione successiva?L'azione successiva deve essere un' azione fisica e visibile . In altre parole, non “pianificare la lotteria delle torte”, ma “scrivere l' e-mail Arthur e Camille e ricordare loro di cuocere le loro torte”.

Proprio questa cosa—che una next action dovrebbe essere la prossima fisica, visibile azione per avvicinare il progetto al suo obiettivo — è forse la "regola" più importante in GTD. Usando qualche secondo in più per trovare ciò che fisicamente deve essere fatto, ti assicuri che i tuoi elenchi di "prossima azione" conterranno solo le cose che puoi scegliere di fare in qualsiasi momento. La "pre-elaborazione" è già stata eseguita (le azioni stesse potrebbero benissimo pianificare attività, tuttavia) e questo riduce notevolmente la resistenza a fare le cose.

Quando hai determinato l'azione successiva, dovresti considerare se ci vogliono meno di due minuti per farlo. In questo caso: fallo. Subito. (Cose come “inviare un video divertente via e-mail a nonna”.) Il motivo è semplice: se l'azione richiede due minuti o meno, il sovraccarico del tracciamento sarà grande rispetto al tempo impiegato per farlo. Se sono necessari più di due minuti, è necessario delegarlo se del caso — annotando ciò che è stato delegato e quando — in un elenco attesa, oppure aggiungerlo al proprio elenco di prossime azioni delle cose che si desidera fare non appena si ha il tempo . A meno che la tua superpotenza segreta non sia una delega, prossime azioni sono probabilmente quelle in cui finirà la maggior parte delle cose. Se il ciclo aperto richiederà più di un'azione per chiudere, l'obiettivo generale dovrebbe anche essere annotato in un elenco di progetti he verrà spiegato in alcune sezioni.

Per riassumere,durante l'elaborazione degli elenchi in, è necessario seguire questa procedura:

workflow

Il flusso di lavoro GTD: gli anelli aperti vengono raccolti nell'elenco in, elaborati, se si tratta di un'azione viene eseguita immediatamente, rinviata o delegata. Se l'elemento in elaborazione richiede più di un'azione itviene registrato anche nell'elenco progetti .

La lista “prossime azioni

Quindi qual è la lista diprossime azioni? Beh ... un elenco delle tue prossime azioni, ovviamente. Un altro nome per queste azioni è "azioni il più presto possibile": sono semplicemente quelle cose dalle quali sceglierai su cosa lavorare quando non guardi video divertenti su Youtube o non giochi a Candy Crush Saga.

La lista “in attesa

Quando deleghi il lavoro ad altri, invii un'e-mail a cui ti aspetti (o ti serve) una risposta, ordina qualcosa o hai un'attività che viene “bloccata” perché stai aspettando che qualcun altro faccia qualcosa, dovrebbe essere scritto nella tua lista in attesa. Questi articoli devono sempre essere contrassegnati con la data corrente in modo da poter inviare per email il tuo collega Marvin e dire "Sto ancora aspettando il rapporto WTF che hai detto che avresti finito entro un mese. È stato 32 giorni fa! ”.

Progetti

Se sei ancora con me, potresti esserti preoccupato che un'azione “Ricerca testi sull'Intelligenza Artificiale” nella tua lista prossime azioni sia tutto ciò che è scritto sul tuo piano per conquistare il mondo. Non sarebbe facile perdere traccia una volta che l'azione è stata eseguita e cancellata dal tuo elenco? Sì, lo sarebbe. È qui che entra in gioco l'elenco dei progetti

La definizione di GTD di un progetto è molto ampia. Definisce qualsiasi obiettivo che richiede più di un'azione come progetto. . Questi progetti dovrebbero essere inclusi nella lista dei progetti. Questo elenco è semplicemente un elenco di titoli di progetti e, se lo desideri, descrizioni e risultati previsti dei progetti. Durante la revisione dell'elenco dei progetti, i assicurerai che ci sia sempre almeno un'azione nel tuo lista di prossime azioni per ciascun progetto, assicurandoti così che i tuoi progetti non vengano dimenticati.

Contesti

computer!

I contesti sono "tag" che metti sugli oggetti nelle tue liste prossime azioni dicendo dove l'azione può essere eseguita o quale attrezzatura è necessaria per eseguirla. Un'azione può essere "taggata" con un contesto in diversi modi il più semplice è probabilmente quello di avere semplicemente diverse liste prossime azioni uno per ciascun contesto. Se si utilizza un gestore di elenchi elettronico nuovo di zecca, è spesso possibile disporre di elenchi "intelligenti" per ciascun tag, ottenendo lo stesso risultato. (Con i cosiddetti smartphone è probabilmente persino possibile utilizzare la sua consapevolezza della posizione solo per presentare azioni il cui contesto corrisponde alla posizione corrente. In tal caso: è fantastico! Viviamo in futuro!)

è comune prefissare contesti con un ‘@’ che ha senso quando il contesto è un luogo, ma dovrebbe essere considerato come una notazione in altri casi. Esempi di azioni e loro contesti @casa, @computer, e@ufficio.

Esempi di azioni e loro contesti

AzioneContesto
Acquista altro cibo per cani color arcobaleno @citta o @negozio
Visita il sito cuteoverload.com @ computer o @Internet
Sorridi a uno sconosciuto @ovunque

Quanti contesti sono necessari dipende da quante azioni successive avrai e come sarà la tua giornata di lavoro. L'importante è essere in grado di valutare, a colpo d'occhio, quali sono le tue possibili azioni a seconda di dove ti trovi fisicamente e di quali attrezzature hai a disposizione. Può anche essere una buona idea creare un contesto "ovunque" per le cose che puoi fare indipendentemente da dove ti trovi (“Chiama la mamma e ottieni la ricetta del gulasch”).

Contesti di agenda

Se hai incontri regolari con le persone, può essere utile avere "contesti dell'agenda" - uno per ogni persona - in cui annoti le cose di cui vuoi parlare durante il prossimo incontro mentre pensi a loro. Ad esempio, se hai un incontro settimanale con Foobert, potresti prendere in considerazione l'idea di avere un contesto di “@Foobert Agenda” Questi contesti cambieranno ovviamente man mano che cambieranno il tuo team / manager / supervisori, ecc.

La lista “un giorno/forse

Non vuoi perdere la tua idea da un milione di dollari di fare una stuoia "salta alle conclusioni", ma poiché questo è un progetto che vuoi realizzare quando hai più tempo, non vuoi che "inquini" la tua lista prossime azioni o le tue liste di progetti . (Ricorda che le prossime azioni contengono solo le cose che dovrebbero essere fatte il più presto possibile e che i tuoi progetti verrà rivisto regolarmente per assicurarsi che tutti i progetti abbiano almeno un'azione successiva.)

È qui che arriva l'elenco un giorno/forse. Questo elenco contiene semplicemente idee e progetti che potresti voler realizzare in futuro. È qui che dovrebbero andare sia “sostituire i brutti dipinti in camera da letto” e “iniziare un culto”. Supponendo, ovviamente, che non si desideri fare nessuna di queste cose ora.) Questo elenco dovrebbe essere rivisto settimanalmente insieme al resto del sistema come descritto nella sezione sulla revisione settimanale di seguito.

Calendario

calendar!

Il calendario riguarda cosa che devi fare in una determinata data o in un determinato momento, e nient'altro! Giusto; non mettere“installa Bonzibudddy”sul tuo calendario per mercoledì prossimo se pensi chevuoi fare allora.

Ma perché‽

Avendo solo elementi che sono realmente sensibili al tempo e alla data sul tuocalendario dal momento che ti dirà effettivamente le cose che devi fare un determinato giorno senza essere "diluito" con altri elementi. La cosa che vuoi fare, ma che non è necessario fare in un determinato momento sarà comunque nella listaprossime azioni,quindi ti verrà ricordato e avrai la possibilità di farlo.

Revisione settimanale

Il libro di David Allen su "GTD" definisce la revisione settimanale un "fattore critico per il successo" e non scherza. Se inizi a utilizzare il framework GTD e non sei un robot, le cose inizieranno a scivolare. Completerai la prossima azione di un progetto e dimenticherai di aggiungere una nuova "prossima azione" per quel progetto. Dimenticherai di rimuovere le prossime azioni che, se ci pensavi davvero, sai che non farai nel prossimo futuro perché sono apparse cose più importanti e così via.

La revisione settimanale dovrebbe essere fatta - avete indovinato - una volta alla settimana. Ci vorrà un po ', quindi dovresti idealmente partire con un po' di tempo (probabilmente almeno 30 minuti) in anticipo, ad esempio il venerdì o la domenica pomeriggio. Quando si esegue la revisione settimanale, è necessario almeno effettuare le seguenti operazioni:

  • Assicurati che ogni progetto abbia almeno un'azione successiva. Assicurati che ogni azione nel tua lista prossime azioni sia attualmente qualcosa che vuoi o devi fare se hai tempo durante la prossima settimana. In caso contrario, spostala (e / o il progetto a cui appartiene) nella tua lista someday/forse or — se non pensi che lo farai mai — rimuovilo completamente (Sii onesto con te stesso.)
  • Guarda la tua lista someday/forse e vedi se alcuni progetti / azioni devono essere spostati nella lista diprogetit correnti/ prossime azioni. Se stai creando un nuovo progetto nella lista dei progetti assicurati di capire la sua prossima azione fisica e visibile e inseriscilo anche nella lista prossime azioni.

Lista di inneschi

Quando si esegue la revisione settimanale, può essere una buona idea elaborare un "elenco di trigger". Un elenco di trigger è semplicemente un elenco di parole chiave per "innescare" il tuo cervello per ricordare eventuali loop aperti che non hai ancora catturato nel tuo sistema. Un elenco di trigger potrebbe essere simile al seguente:

  • Capo
  • Collaboratori
  • Progetti avviati, non completati
  • Progetti che devono essere avviati
  • Persone da aiutare

Quando si lavora attraverso la lista degli inenschi, inserisci tutto ciò che si ricorda nella tua lista in per essere successivamente elaborato.

Un esempio di una lista di inenschi può essere visto nella lisya di inneschi di Lifehacker per gli studenti. Probabilmente vuoi personalizzare il tuo elenco man mano che acquisisci più esperienza e impari cosa funziona meglio per te.

Mettersi al lavoro

Per far funzionare effettivamente il tuo sistema GTD ci sono alcune importanti "best practice" che ti consigliamo di seguire. Quando inizi a familiarizzare con l'uso della GTD, puoi essere un po 'più indulgente se ritieni che sarebbe meglio.

  • È importante avere stacchi netti tra i tuoi elenchi e tra le liste di prossime azioni. Se ti capita spesso di chiederti a quale contesto appartiene un'azione successiva, potresti voler riconsiderare i tuoi contesti.
  • I tuoi strumenti dovrebbero essere divertenti da usare —ma non troppo divertenti! Se hai uno strumento lento e complicato per gestire le tue liste, inconsciamente resisterai alla raccolta di piccoli compiti e se il tuo strumento è troppo divertente da usare finirai per usarlo eccessivamente e passerai il tempo a giocare con le sue incredibili funzionalità. Trova qualcosa che funzioni per te.

Strumenti

La cartella di lettura / revisione e il file tickler sono due strumenti che, sebbene non facciano direttamente parte del metodo GTD, possono essere utili da utilizzare insieme a GTD.

Cartella lettura/revisione

Probabilmente avrai un bel po 'di azioni "leggi [qualche documento]" nella tua lista prossime azioni. Una cartella di lettura / revisione è semplicemente una cartella fisica che porti con te, contenente documenti, documenti e qualsiasi altra cosa tu voglia leggere. L'idea è di avere questo materiale disponibile ogni volta che hai qualche minuto per uccidere. Nella sala d'aspetto del dentista? Aspetti il ​​tuo cibo in un bar? Entrambe le occasioni perfette per esaminare il documento sulla filogenesi del Periophthalmus modestus o fingere di leggere il memo dal tuo capo!

È molto importante avere anche "stacchi vivi" anche qui. Solo le cose che vuoi veramente leggere quando hai il tempo dovrebbero essere messe in questa cartella in modo da poterle effettivamente leggere in quelle piccole finestre del tempo libero durante il giorno.

File Tickler

Tickle!

Questo concetto dal nome strano è semplicemente una raccolta di 43 cartelle di file. Perché 43 Perché ciò significa che puoi averne uno per ciascuno dei 31 giorni di un mese più uno per ciascuno dei 12 mesi dell'anno. Se stai cercando la tua calcolatrice ora, fidati di me sul numero 43.

A cosa servono queste cartelle? L'idea è che puoi posizionare oggetti fisici di cui avrai bisogno in un giorno specifico (biglietti per il concerto), promemoria di cose che potresti voler fare in una data specifica (ricorda il calendario è solo per le cose che devono essere fatte in un data / ora specifica), o gli appunti della lezione che non hai veramente capito ("Voglio rivederli in una settimana in cui il mio subconscio lo ha masticato per un po '").

Ogni giorno quando ti alzi, apri la cartella con la data corrente. Quindi ti metti in tasca i biglietti per il concerto, decidi che vuoi portare il cane vuoi il cane dal parrucchiere per cani ogg, ma metti gli appunti delle lezioni di tre giorni fa poiché non hai tempo in questo momento. Dopo aver svuotato la cartella, la metti nella parte posteriore, portando in primo piano la cartella di domani. Alla fine di ogni mese, apri la cartella per il nuovo mese e gestisci i suoi contenuti, ad esempio inserendo gli elementi nelle cartelle del giorno corretto.

Il file tickler fornisce quindi un modo per inviarti promemoria in futuro— solleticando la tua memoria. A-ha!

Su questa guida

Questa guida è stata scritta per essere una guida semplice e pragmatica al metodo del "avere le cose fatte". Questa analisi del metodo GTD deve essere breve. È scritto dal punto di vista di una persona e altre persone probabilmente valuterebbero in modo diverso l'importanza di diversi aspetti della GTD.

Se desideri una panoramica completa di GTD, ti consigliamo di leggere il libro di David Allen che formalizza il metodo che ha sviluppato: “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” (Amazon image, Kindle Store image, Bookdepository, Google Books, Wikipedia).

Lo stile visivo della guida è stato ispirato dall'eccellente guida di Miran Lipova ča al linguaggio di programmazione Haskell “Learn You a Haskell for Great Good!”.

La guida è scritta in Markdown e io uso pandoc per generare HTML. Per metterti in contatto con me, inviami una mail a erlendαhamberg.no.